Hoe bereid je je voor op een beurs? 11 tips voor een geslaagde beursdeelname

Voor de beurs: plannen, plannen, plannen!

Ze zeggen niet voor niets ‘een goede voorbereiding is het halve werk’. Een succesvolle beurs begint ver voor de beursvloer. Het is een samenspel van planning, branding en promotie. Met een goede voorbereiding zorg je er niet alleen voor dat alles tot in de puntjes verzorgd wordt, maar ook dat je op de dag zelf vol zelfvertrouwen aan je beursstand staat. Hieronder vind je onze beste tips voor het voorbereiden van jouw deelname aan de beurs.

1. Stel je doelen scherp

First things first: om welke reden wil je met jouw zaak deelnemen aan de beurs? Wil je leads verzamelen, je merkbekendheid vergroten of misschien rechtstreeks verkopen? Zet duidelijke doelstellingen op papier en bepaal je prioriteiten. Een beurs kan heel wat opleveren, maar zonder focus op de belangrijkste doelstellingen loop je veel mis. Daarnaast is het goed om je doelgroep vast te leggen. Als je iedereen wilt bereiken, voelt niemand zich aangesproken. Probeer in het hoofd te kruipen van een potentiële klant en achterhaal welke noden er spelen.

2. Val op met je stand

Binnen 3 seconden beslist een gemiddelde bezoeker of hij jouw beursstand bezoekt of niet. In deze 3 tellen moet je zijn interesse kunnen wekken en hem op je stand zien te krijgen. Daarom is het belangrijk om een duidelijke blikvanger te hebben. Je stand is als het ware je visitekaartje. Een professionele uitstraling die jouw zaak ademt, trekt bezoekers aan als bijen op honing. Zorg dus voor een opvallend design, pakkende visuals en een duidelijke boodschap. 

3. Zorg voor killer promotiemateriaal

Geen beurs zonder brochures, flyers en leuke gadgets. Goodies en relatiegeschenken werken als magneten. Kies daarom voor kwalitatief materiaal dat mensen willen meenemen. Een catchy slogan op een totebag? Een infographic in je brochure? Wij maken het voor jou.

4. Laat de wereld weten dat je er bent

Zonder bezoekers is een beurs niet veel waard. Breng daarom klanten en partners op de hoogte van je aanwezigheid op de beurs en nodig hen persoonlijk uit op je stand. Dat kan via social media, mailing of misschien zelfs via een aparte landingspagina op je website. Laat mensen weten waar ze jou kunnen vinden en waarom ze de beurs echt niet mogen missen.

Tijdens de beurs: maak een onvergetelijke eerste indruk

De beursvloer is je speeltuin. Hier draait alles om opvallen, connecteren en leads verzamelen. Vergeet saaie praatjes en folders uitdelen. Verras en betrek je publiek met creatieve ideeën en pakkende content. Van open vragen tot ludieke acties, maak van jouw beursdeelname een unieke ervaring waar bezoekers later aan terugdenken.

1. De eerste indruk

Zorg dat je team straalt en helemaal mee is met de boodschap die je wil brengen. Een glimlach, een goed verhaal en een professionele uitstraling werken wonderen. Een goede manier om mensen naar je beursstand te trekken is door interactieve activiteiten te organiseren. Spelletjes en eten/drinken zijn geweldige manieren om op een spontane manier contact te maken met de aanwezigen.

2. Gebruik visuals en demo’s

Zeggen wat je doet is goed, laten zien is beter. Denk aan een demo van je product of een video die de expertise van jouw bedrijf in beeld brengt. Wij kunnen jouw visuals en presentaties tot in de puntjes voorbereiden.

3. Verzamel leads alsof je leven ervan afhangt

Of je nu visitekaartjes ruilt of een digitaal systeem gebruikt, zorg ervoor dat je elke lead registreert. Noteer ook meteen details over hun interesses – je toekomstige zelf zal je dankbaar zijn.

4. Deel live updates

Laat ook je online publiek meegenieten van de beurs. Post behind-the-scenes beelden op social media, deel hoogtepunten van de dag en geef volgers een glimp van je stand. Zo versterk je niet alleen je zichtbaarheid tijdens de beurs, maar blijf je ook top-of-mind.

Na de beurs: waar de magie echt begint

Aan alles komt een eind. Of dat lijkt toch zo… Want na de beurs kun je nog heel veel doen om contact te blijven houden met je bezoekers. Nu is het tijd om die inspirerende gesprekken om te zetten in concrete resultaten.

1. Bedank en volg op

Laat bezoekers weten dat je ze waardeert. Stuur een persoonlijke e-mail met een samenvatting van jullie gesprek en een duidelijke call-to-action. Zo voelen ze zich niet vergeten en vergroot je de kans dat ze op lange termijn betrokken blijven. Nood aan gepersonaliseerde mailing? Laat dat maar aan ons over.

2. Evalueer je succes

Een paar dagen na de beurs zit het allemaal nog vers in je geheugen. Heb je je doelen behaald? Wat liep goed, wat kan beter? Een heldere evaluatie is goud waard voor een eventuele volgende beurs. We helpen jou en je team graag met een visueel rapport dat alles mooi samenvat.

3. Houd de buzz levend

Plaats ook na de beurs posts op social media. Denk aan foto’s van de stand, een recap van de hoogtepunten of een bedankje aan je bezoekers. Jouw beursdeelname is een ideaal moment om je online aanwezigheid te versterken en je bereik te vergroten.

Ook wij gingen de uitdaging aan!

Wist je dat wij onlangs zelf ook op een beurs stonden? Tijdens het tweedaagse bedrijvencontact in Waregem, dat doorging in november, brachten we onze eigen aanpak in de praktijk. En die uitdaging namen we stevig in handen. Ons doel? Een stand creëren die niet alleen onze creativiteit liet zien, maar bezoekers ook uitnodigde om even te blijven hangen. Daarom gaven we er een speelse touch aan: een dartsspel waarbij bezoekers konden mikken op verschillende prijzen. Geen paniek als de pijltjes niet raak waren. Iedereen ging namelijk naar huis met een leuke goodiebag. Hierin zat onder andere ons eigen krantje, Grafomanie, een inspirerend overzicht van recente projecten, relevante sectorinzichten en persoonlijke verhalen van Grafoman.

Naast de fun-factor was de beurs ook op zakelijk vlak een succes. We legden waardevolle contacten, voerden inspirerende gesprekken en leerden nieuwe bedrijven kennen. Een perfect voorbeeld van hoe je met de juiste aanpak niet alleen zichtbaar bent, maar ook impact maakt.